Sharepoint – Ulepszanie Współpracy Zespołowej
Współczesne środowisko pracy charakteryzuje się dynamiczną współpracą, wymagając od zespołów zdolności do szybkiego adaptowania się i efektywnego dzielenia się wiedzą. SharePoint, będący jednym z kluczowych narzędzi w arsenale Microsoft Office 365, został stworzony z myślą o wsparciu firm w realizacji tych wyzwań. W tym artykule przyjrzymy się, jak SharePoint może ułatwić współpracę zespołową, przekształcając tradycyjne metody pracy w bardziej zintegrowane i produktywne procesy.
Spis Treści
Centralizacja dokumentów
SharePoint umożliwia przechowywanie wszystkich dokumentów w jednym centralnym miejscu. Dzięki temu, zamiast rozsyłać pliki e-mailem, co może prowadzić do konfliktów wersji, członkowie zespołu mają dostęp do najnowszych dokumentów w każdym
czasie. Przykładem może być wykorzystanie bibliotek dokumentów z opcją sprawdzania wersji, która pozwala na śledzenie zmian i łatwe przywracanie
poprzednich wersji.
Współpraca w czasie rzeczywistym
Integracja Sharepoint i Microsoft Teams
SharePoint i Microsoft Teams są ze sobą ściśle zintegrowane, co pozwala na tworzenie dedykowanych przestrzeni do współpracy zespołowej. Umożliwia to przeprowadzanie dyskusji, spotkań i współdzielenie plików w kontekście konkretnych projektów lub inicjatyw.
Dostosowywanie do potrzeb zespołu
SharePoint jest wysoce konfigurowalny. Można tworzyć niestandardowe listy, biblioteki oraz witryny, które odpowiadają specyficznym potrzebom zespołów i projektów. To elastyczne środowisko pracy pozwala na dostosowanie przepływu pracy i organizacji danych w sposób, który najlepiej wspiera współpracę.
Bezpieczeństwo Sharepointa i kontrola dostępu
W SharePoint możemy kontrolować, kto ma dostęp do poszczególnych zasobów. Mechanizmy zarządzania uprawnieniami pozwalają na zapewnienie bezpieczeństwa danych oraz informacji i ograniczenie dostępu tylko do autoryzowanych użytkowników. Mimo, że Sharepoint Online przechowuje historię plików a usunięte dane są w koszu przez 3 miesiące gotowe do odzyskania to zalecamy wykonywanie kopii bezpieczeństwa do innego miejsca np. przy pomocy oprogramowania Veeam.
Automatyzacja procesów biznesowych
SharePoint oferuje narzędzia do automatyzacji rutynowych zadań i procesów, takie jak przepływy pracy SharePoint lub integracja z Power Automate. Automatyzacja te mogą znacznie usprawnić współpracę, eliminując konieczność manualnego przetwarzania danych i przekazywania informacji. O Automatyzacjach pisaliśmy w artykule Automatyzacja procesów biznesowych przy pomocy Power Automate oraz Azure Functions
Personalizacja interfejsu użytkownika - Listy i szablony Sharepoint
SharePoint pozwala na personalizację interfejsów użytkownika, co może zwiększyć zaangażowanie pracowników i ułatwić nawigację. Dzięki niestandardowym szablonom i stroną, każdy zespół może mieć przestrzeń, która jest zgodna z ich tożsamością i sposób pracy, co przekłada się na większą wygodę i efektywność w użyciu platformy.
Integracja z aplikacjami zewnętrznymi
SharePoint może być zintegrowany z szerokim zakresem aplikacji zewnętrznych i systemów, co
pozwala na stworzenie spójnego ekosystemu aplikacji biznesowych. Dzięki temu,
zespoły mogą korzystać z różnorodnych narzędzi, takich jak CRM, ERP, lub
niestandardowe aplikacje, bez potrzeby opuszczania platformy SharePoint.
Mobilność i dostęp zdalny
W dobie pracy zdalnej i mobilności biznesowej, SharePoint oferuje aplikacje mobilne i dostęp przez przeglądarkę, co umożliwia pracownikom dostęp do plików i współpracę niezależnie od ich lokalizacji. To zwiększa elastyczność i pozwala na ciągłość pracy, nawet gdy zespół jest rozproszony geograficznie.
Wsparcie dla podejmowania decyzji
SharePoint może być wykorzystany do tworzenia dashboardów i raportów, które pomagają w śledzeniu postępów projektów i wydajności zespołu. Integracja z Power BI pozwala na tworzenie zaawansowanych analiz i wizualizacji danych, które wspierają podejmowanie danych decyzji.
A co eBimedia może dla mnie zrobić w temacie Sharepointa?
Możemy całkiem sporo!
- Powiemy Ci jak dobrać licencje – możliwe, że już je masz ponieważ Sharepoint Online jest w standardowych pakietach Office 365, Wiele firm nie korzysta z tych funkcjonalności.
- Powiemy Ci jak zacząć, pomożemy w definiowaniu procesów, zbiorów danych. Pokażemy jak może wyglądać Model Danych, wesprzemy w Tworzeniu go w Twojej Firmie. To prostsze niż się może wydawać.
- Przeszkolimy odpowiednie osoby. Nie jest to konieczne, narzędzie jest proste i intuicyjne ale warto wyrównywać wiedzę w zespole. Możemy ograniczyć się do wsparcia Organizacji w bardziej zaawansowanych konfiguracjach czy automatyzacjach procesów.
- Przedstawimy perspektywę na konkretnych przykładach.
- Powiemy jak zarządzać zmianą tak by zespół wspierał takie zmiany a nie je bombardował.
- W razie potrzeby możemy zająć się wdrożeniem Sharepointa kompleksowo.
Jak zacząć?
Zapraszamy Cię przeprowadzenia konsultacji z nami. Pierwsza konsultacja będzie darmowa, bez żadnych zobowiązań. Jeśli uznasz, że to dla Ciebie wartościowe, wspólnie zastanowimy się co należy zrobić w kolejnych krokach. Zapraszamy!
Podsumowanie
SharePoint to potężne narzędzie, które może zrewolucjonizować sposób współpracy w firmie. Oferuje nie tylko platformę do efektywnej wymiany informacji, ale również wspiera w budowaniu zintegrowanego środowiska, które promuje współpracę i innowacyjność. Przyjęcie SharePointa jako centrum współpracy zespołowej to krok w kierunku bardziej produktywnego i zharmonizowanego miejsca pracy.
ebimedia
Czytaj więcej naszych wpisów
Sztuczna Inteligencja w IT: Czy Roboty Zjedzą Nam Biurka?
Kiedy technologie przechodzą na kolejny level, a my w outsourcingu IT mamy coraz więcej do zrobienia, pojawia się Sztuczna Inteligencja (AI)....
Jak powinna wyglądać profesjonalna obsługa informatyczna – wnioski z 20 lat doświadczeń
Wsparcie IT, obsługa informatyczna itd. wiemy jaką infrastrukturę posiadamy i chcemy, żeby została obsłużona. Pytanie czy wiemy jak? W artykule wyobraziliśmy siebie w roli
Transformacja cyfrowa w ujęciu automatyzacji procesów biznesowych
Aktualizacja: 29.09.2024 Podejmując tematykę transformacji cyfrowej i automatyzacji procesów biznesowych , skupimy się na kluczowych aspektach tych obszarów, które są szcze
Przegląd cen usług informatycznych – od wsparcia IT po automatyzacje procesów biznesowych
Spis Treści Wprowadzenie Wiele razy w rozmowach handlowych spotykamy się z często ukrywanym zaskoczeniem. Co ciekawe nie jest to zaskoczenie powstałe...
Informatyczny Rachunek Sumienia – Audytowe Wyzwanie w 2024 roku
Wykonaj Informatyczny Rachunek Sumienia. Dowiedz się, jakie nowe wyzwania i możliwości niesie ze sobą rok 2024 dla audytu informatycznego i jakie strategie mogą być kluczowe
Ceny Serwera w Chmurze 2024
Dowiedz się więcej o serwerach w chmurze na 2024 rok. Artykuł analizuje różnorodność cenowych opcji, czynniki wpływające na koszt, zalety korzystania z tej technologii ora
Wsparcie IT i Obsługa Informatyczna to nie jest to samo
Odkryj różnicę między wsparciem IT a obsługą informatyczną w naszym najnowszym wpisie! Dowiedz się, dlaczego właściwe zrozumienie tych pojęć jest kluczowe dla efektywne
Kopia Bezpieczeństwa: Jak nie stracić danych, dobre praktyki 2025
Czy praktykujesz dobre nawyki tworzenia kopii zapasowych? Poznaj podstawowe zasady skutecznej ochrony danych i dowiedz się, jak długo należy je przechowywać. Nie ryzykuj utraty
KSeF – Krajowy System e-Faktur – co to jest, od kiedy jest obowiązkowy i jakie przyniesie korzyści?
Przeczytaj, aby zrozumieć, jak KSeF rewolucjonizuje proces fakturowania. Dowiedz się, czym jest, od kiedy jest obowiązkowy i jakie korzyści niesie dla przedsiębiorstw.