Microsoft Sharepoint Online

Sharepoint – Ulepszanie Współpracy Zespołowej

Współczesne środowisko pracy charakteryzuje się dynamiczną współpracą, wymagając od zespołów zdolności do szybkiego adaptowania się i efektywnego dzielenia się wiedzą. SharePoint, będący jednym z kluczowych narzędzi w arsenale Microsoft Office 365, został stworzony z myślą o wsparciu firm w realizacji tych wyzwań. W tym artykule przyjrzymy się, jak SharePoint może ułatwić współpracę zespołową, przekształcając tradycyjne metody pracy w bardziej zintegrowane i produktywne procesy.

Spis treści

    Centralizacja dokumentów

    SharePoint umożliwia przechowywanie wszystkich dokumentów w jednym centralnym miejscu. Dzięki temu, zamiast rozsyłać pliki e-mailem, co może prowadzić do konfliktów wersji, członkowie zespołu mają dostęp do najnowszych dokumentów w każdym
    czasie. Przykładem może być wykorzystanie bibliotek dokumentów z opcją sprawdzania wersji, która pozwala na śledzenie zmian i łatwe przywracanie
    poprzednich wersji.

    Współpraca w czasie rzeczywistym

    SharePoint Online wspiera współpracę w czasie rzeczywistym, co oznacza, że wiele osób może pracować nad tym samym dokumentem jednocześnie. Funkcja ta znacząco skraca czas potrzebny na wykonanie projektu i umożliwia bieżącą wymianę myśli i pomysłów między użytkownikami.

    Integracja Sharepoint i Microsoft Teams

    SharePoint i Microsoft Teams są ze sobą ściśle zintegrowane, co pozwala na tworzenie dedykowanych przestrzeni do współpracy zespołowej. Umożliwia to przeprowadzanie dyskusji, spotkań i współdzielenie plików w kontekście konkretnych projektów lub inicjatyw.

    Dostosowywanie do potrzeb zespołu

    SharePoint jest wysoce konfigurowalny. Można tworzyć niestandardowe listy, biblioteki oraz witryny, które odpowiadają specyficznym potrzebom zespołów i projektów. To elastyczne środowisko pracy pozwala na dostosowanie przepływu pracy i organizacji danych w sposób, który najlepiej wspiera współpracę.

    Bezpieczeństwo Sharepointa i kontrola dostępu

    W SharePoint możemy kontrolować, kto ma dostęp do poszczególnych zasobów. Mechanizmy zarządzania uprawnieniami pozwalają na zapewnienie bezpieczeństwa informacji i ograniczenie dostępu tylko do autoryzowanych użytkowników. Mimo, że Sharepoint Online przechowuje historię plików a usunięte dane są w koszu przez 3 miesiące gotowe do odzyskania to zalecamy wykonywanie kopii bezpieczeństwa do innego miejsca np. przy pomocy oprogramowania Veeam. 

    Automatyzacja procesów biznesowych

    SharePoint oferuje narzędzia do automatyzacji rutynowych zadań i procesów, takie jak przepływy pracy SharePoint lub integracja z Power Automate. Automatyzacja te mogą znacznie usprawnić współpracę, eliminując konieczność manualnego przetwarzania danych i przekazywania informacji. O Automatyzacjach pisaliśmy w artykule Automatyzacja procesów biznesowych przy pomocy Power Automate oraz Azure Functions

     

    Personalizacja interfejsu użytkownika - Listy i szablony Sharepoint

    SharePoint pozwala na personalizację interfejsów użytkownika, co może zwiększyć zaangażowanie pracowników i ułatwić nawigację. Dzięki niestandardowym szablonom i stroną, każdy zespół może mieć przestrzeń, która jest zgodna z ich tożsamością i sposób pracy, co przekłada się na większą wygodę i efektywność w użyciu platformy.

    Integracja z aplikacjami zewnętrznymi

    SharePoint może być zintegrowany z szerokim zakresem aplikacji zewnętrznych i systemów, co pozwala na stworzenie spójnego ekosystemu aplikacji biznesowych. Dzięki temu, zespoły mogą korzystać z różnorodnych narzędzi, takich jak CRM, ERP, lub niestandardowe aplikacje, bez potrzeby opuszczania platformy SharePoint.

    Mobilność i dostęp zdalny

    W dobie pracy zdalnej i mobilności biznesowej, SharePoint oferuje aplikacje mobilne i dostęp przez przeglądarkę, co umożliwia pracownikom dostęp do plików i współpracę niezależnie od ich lokalizacji. To zwiększa elastyczność i pozwala na ciągłość pracy, nawet gdy zespół jest rozproszony geograficznie.

    Wsparcie dla podejmowania decyzji

    SharePoint może być wykorzystany do tworzenia dashboardów i raportów, które pomagają w śledzeniu postępów projektów i wydajności zespołu. Integracja z Power BI pozwala na tworzenie zaawansowanych analiz i wizualizacji danych, które wspierają podejmowanie danych decyzji.

    A co eBimedia może dla mnie zrobić w temacie Sharepointa?

    Możemy całkiem sporo!

    1. Powiemy Ci jak dobrać licencje – możliwe, że już je masz ponieważ Sharepoint Online jest w standardowych pakietach Office 365, Wiele firm nie korzysta z tych funkcjonalności.
    2. Powiemy Ci jak zacząć, pomożemy w definiowaniu procesów, zbiorów danych. Pokażemy jak może wyglądać Model Danych, wesprzemy w Tworzeniu go w Twojej Firmie. To prostsze niż się może wydawać.
    3. Przeszkolimy odpowiednie osoby. Nie jest to konieczne, narzędzie jest proste i intuicyjne ale warto wyrównywać wiedzę w zespole. Możemy ograniczyć się do wsparcia Organizacji w bardziej zaawansowanych konfiguracjach czy automatyzacjach procesów.
    4. Przedstawimy perspektywę na konkretnych przykładach.
    5. Powiemy jak zarządzać zmianą tak by zespół wspierał takie zmiany a nie je bombardował.
    6. W razie potrzeby możemy zająć się wdrożeniem Sharepointa kompleksowo.

    Jak zacząć?

    Zapraszamy Cię przeprowadzenia konsultacji z nami. Pierwsza konsultacja będzie darmowa, bez żadnych zobowiązań. Jeśli uznasz, że to dla Ciebie wartościowe, wspólnie zastanowimy się co należy zrobić w kolejnych krokach. Zapraszamy!

    Podsumowanie

    SharePoint to potężne narzędzie, które może zrewolucjonizować sposób współpracy w firmie. Oferuje nie tylko platformę do efektywnej wymiany informacji, ale również wspiera w budowaniu zintegrowanego środowiska, które promuje współpracę i innowacyjność. Przyjęcie SharePointa jako centrum współpracy zespołowej to krok w kierunku bardziej produktywnego i zharmonizowanego miejsca pracy.