Modelowanie danych można przedstawić jako staranne porządkowanie danych (takich jak umowy, faktury, dokumenty pracownicze itp.) przechowywanych w firmie, w taki sposób, aby każdy z pracowników miał możliwość znalezienia odpowiedniego dokumentu bez zbędnych problemów towarzyszących procesowi poszukiwań. Na ogół czynność ta wydaję się prosta, jednak należy tutaj wziąć pod uwagę fakt, że wraz z firmą zmieniają się również procedury organizacji i miejsce przechowywania dokumentów. Jeśli nie zadbamy o odpowiednie zarządzanie przepływem informacji w firmie, to dochodzimy do momentu, gdzie poszukiwanie danej rzeczy w archiwach może trwać od kilku minut do nawet kliku dni, co wpływa na znaczący spadek efektywności firmy.

I tu właśnie pojawia się pojęcie modelowania danych. Podczas naszej wieloletniej współpracy z przedsiębiorstwami spotkaliśmy się z problemami z zarządzaniem dokumentami. Nasze doświadczenie wpłynęło na specjalizację w budowaniu modeli danych i modeli baz danych. Tworzymy bazę danych umów a do każdego zeskanowanego dokumentu dodajemy edytowalne informacje takie jak: nazwa kontrahenta, przedmiot umowy, data zawarcia, czas trwania czy osoba odpowiedzialna za realizację. Następnie tworzymy listę kontrahentów a każdego kontrahenta opisujemy takimi parametrami jak: nazwa, adres, KRS, CEIDG, NIP itp. Tworzymy w ten sposób relację pomiędzy kontrahentem i dokumentem, a idąc dalej – siatkę połączeń pomiędzy wszystkimi danymi w modelu. Modelowanie danych to nie tylko sposób na optymalizację procesów biznesowych, ale również krok w kierunku cyfryzacji przedsiębiorstwa.