Baza wiedzy

Tworzymy bazy wiedzy i wspieramy firmy w gromadzeniu,
organizacji i efektywnym zarządzaniu informacjami w firmie.

DARMOWA KONSULTACJA

Baza Wiedzy

Tworzymy bazy wiedzy i wspieramy firmy w gromadzeniu,
organizacji i efektywnym zarządzaniu informacjami w firmie.

Czym jest baza wiedzy?

Baza wiedzy to zorganizowana biblioteka danych, informacji, procedur, wskazówek, definicji dotyczących firmy. Każdy użytkownik/pracownik z dowolnego miejsca na świecie jest w stanie w bezpieczny sposób wyszukać interesującą go informację. Baza wiedzy jest zazwyczaj zorganizowana w sposób hierarchiczny lub tematyczny, co ułatwia użytkownikom znalezienie potrzebnych informacji. Najczęściej wyposażona jest w ‘user friendly’ system indeksacji i wyszukiwania.

Wszyscy pracownicy mają w ten sposób dostęp do tych samych informacji. Pozwala to na ograniczenie chaosu organizacyjnego i dezinformacji oraz pozwala uniknąć podwójnych standardów i sprzecznych informacji przekazywanych do klienta zewnętrznego. 

Jak działają bazy wiedzy?

Baza wiedzy działa na zasadzie wyszukiwarki. Po wpisaniu kluczowego słowa, tagu, kategorii związanej z interesującym nas temat wyświetli nam się poszukiwany wpis. Taki zasób jest niezbędny dla skutecznego przekazywania informacji między pracownikami oraz tworzenia spójnego źródła wiedzy, które ewoluuje wraz z rozwojem firmy. Dzięki temu, organizacja zyskuje na spójności działań i zdolności do szybkiego dostosowywania się do zmieniających się warunków rynkowych.

Często są podzielone na sekcje, tematy lub kategorie, co ułatwia nawigację i skupienie się na konkretnych obszarach wiedzy.

Przykłady zastosowań bazy wiedzy obejmują centralne gromadzenie informacji o produktach, procedurach operacyjnych, najlepszych praktykach czy obszarach ekspertyzy wewnętrznych. To narzędzie staje się integralną częścią kultury organizacyjnej, umożliwiając skuteczną wymianę wiedzy pomiędzy zespołami, co przyczynia się do zwiększenia innowacyjności oraz skuteczności działań.

Baza wiedzy w firmie

Zbuduj mocną podstawę wiedzy w swojej firmie, tworząc centralne źródło informacji, procedur i doświadczeń.

Wprowadź razem z eBimedia Bazę Wiedzy już dziś, aby skutecznie zarządzać informacjami i kształtować innowacyjną kulturę organizacyjną

 

Co zyskujesz z uporządkowaną Bazą Wiedzy?

Efektywność działania


Baza wiedzy umożliwia szybki dostęp do kluczowych informacji, eliminując konieczność długotrwałego poszukiwania danych. To przekłada się na skrócenie czasu potrzebnego do rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji.

Współpraca zespołowa


Centralne źródło informacji ułatwia współpracę między pracownikami. Zespoły mogą skutecznie dzielić się wiedzą, co sprzyja lepszemu zrozumieniu zadań i celów.

Unikanie duplikatów


Pozwala na zorganizowane gromadzenie informacji, eliminując duplikaty i sprzyjając utrzymaniu jednoznacznych danych. To z kolei minimalizuje błędy wynikające z nieaktualnych lub sprzecznych informacji.

Podnoszenie kwalifikacji


Dostęp do zorganizowanych materiałów edukacyjnych i szkoleniowych w bazie wiedzy pomaga pracownikom w ciągłym podnoszeniu kwalifikacji, co przekłada się na rozwój zasobów ludzkich.

Szybka adaptacja


W zmiennym otoczeniu, firma z dobrze zarządzaną bazą wiedzy łatwiej dostosowuje się do nowych wyzwań i trendów, podejmując bardziej świadome decyzje.

Zwiększenie satysfakcji pracowników


Pracownicy korzystający z efektywnej bazy wiedzy do wykonywania swoich zadań czują się bardziej pewnie i zadowoleni z możliwości szybkiego dostępu do potrzebnych informacji.

Porozmawiajmy o możliwościach Darmowa konsultacja

Zarezerwuj teraz darmową konsultację, aby dowiedzieć się, jak możemy pomóc Twojej firmie w skutecznym tworzeniu i zarządzaniu bazą wiedzy.

Wypełnij formularz lub zadzwoń aby umówić się na spotkanie i rozpocząć drogę do lepszej organizacji wiedzy w Twoim przedsiębiorstwie!



    Narzędzia do budowy bazy wiedzy

    W ramach pakietu Microsoft Office, Microsoft SharePoint jest doskonałym rozwiązaniem do tworzenia bazy wiedzy. Ta platforma intranetowa umożliwia gromadzenie, udostępnianie i współpracę nad dokumentami, artykułami czy notatkami. Dodatkowo, Microsoft Teams, OneNote, Forms i Power Automate są narzędziami, które wspierają proces tworzenia, aktualizacji i automatyzacji bazy wiedzy, zapewniając spójność i efektywność zarządzania informacjami w firmie

    MS office 365

    Poznaj narzędzia z rodziny Microsoft Office 365, które ułatwią tworzenie zbioru procedur i instrukcji w firmie.

    Baza wiedzy z Microsoft SharePoint

    SharePoint to platforma do współpracy i zarządzania treściami, która umożliwia tworzenie witryn intranetowych. Działa jako centralne miejsce, gdzie można przechowywać, udostępniać i zarządzać dokumentami, plikami oraz treściami zespołowymi. 

    Sharepoint MS

    Instrukcje i procedury z Microsoft OneNote

    Dzięki Microsoft OneNote możesz tworzyć notatki, organizować informacje i współpracować z innymi w czasie rzeczywistym, co czyni go świetnym narzędziem do tworzenia procedur i instrukcji w ramach bazy wiedzy.

    Onenote MS

    Biblioteka wiedzy z Microsoft Teams

    Narzędzie do współpracy nad treściami w czasie rzeczywistym, umożliwiające zespołom łatwe dzielenie się wiedzą, plikami i notatkami. Teams pozwala na tworzenie kanałów tematycznych, w których zespoły mogą udostępniać dokumenty, dyskutować na temat konkretnej wiedzy i współpracować nad jej rozwijaniem. 

     

    Microsoft Teams jest narzędziem, które pozwala na stopniowanie dostępów oraz nadawanie różnych uprawnień pracownikom w zależności od zapotrzebowania. Jest to szczególnie istotne w kontekście zarządzania bezpieczeństwem. Więcej o tym temacie dowiesz się tutaj. 

    Microsoft Teams Logo

    Microsoft Power Automate - zautomatyzuj baze wiedzy

    Power Automate pozwala na automatyzację różnych zadań związanych z przepływem pracy w organizacji. W kontekście bazy wiedzy może być używane do automatycznego powiadamiania o aktualizacjach, śledzenia zmian w dokumentach czy też synchronizacji informacji między różnymi narzędziami w ramach pakietu Office 365.

    Power Automate MS

    Baza wiedzy - czy i dlaczego Twoja firma jej potrzebuje?


    Baza wiedzy stanowi nieodzowny element dla nowoczesnych przedsiębiorstw, oferując szereg korzyści, które znacząco wpływają na efektywność i funkcjonowanie firmy. Przede wszystkim, umożliwia szybki dostęp do kluczowych informacji, eliminując konieczność długotrwałych poszukiwań, co skraca czas podejmowania decyzji i usprawnia procesy operacyjne.

    Organizacja informacji w jednym miejscu pozwala skutecznie zarządzać wiedzą wewnętrzną firmy. Wyeliminowanie chaosu informacyjnego poprawia spójność danych, minimalizując tym samym ryzyko błędów wynikających z korzystania z nieścisłych informacji.

    Rola bazy wiedzy w onboardingu nowych pracowników

    Baza wiedzy służy jako biblioteka, centralne źródło informacji, które umożliwiają nowym członkom zespołu szybkie zaznajomienie się z kluczowymi elementami firmy. W tym kontekście może zawierać podstawowe informacje o firmie, takie jak jej historia, misja, wizja, wartości i ogólne zasady działania. To pozwala pracownikom zapoznać się z istotnymi faktami jeszcze przed rozpoczęciem pracy.

    Dokumentacja procedur i polityk organizacyjnych również znajduje swoje miejsce w bazie wiedzy. Nowi pracownicy mogą tu znaleźć informacje dotyczące standardów i oczekiwań, co ułatwia zrozumienie zasad panujących w firmie.

    Zasoby dotyczące stanowiska pracy, takie jak instrukcje obsługi narzędzi czy programów, mogą być łatwo dostępne w bazie wiedzy. To z kolei przyspiesza proces adaptacji nowych pracowników, umożliwiając im szybkie zdobycie niezbędnych umiejętności.

    Szkolenia online oraz interaktywne poradniki są kolejnym elementem, dzięki którym pracownicy mogą zdobywać specyficzne umiejętności, zaznajamiać się z narzędziami czy systemami używanymi w firmie. Taki model umożliwia samodzielne przeglądanie zasobów, co daje pracownikom kontrolę nad procesem nauki.

    Przygotowanie listy najczęściej zadawanych pytań (FAQ) dla nowych pracowników redukuje potrzebę kierowania się do innych pracowników czy przełożonych w poszukiwaniu informacji.

    Dodatkowo, baza może zawierać wskazówki dotyczące kultury, tradycji firmy czy praktyk społecznych. Wspiera to proces aklimatyzacji nowego pracownika, umożliwiając mu szybkie zintegrowanie się z zespołem.

    W rezultacie, stworzenie dedykowanej bazy wiedzy dla procesu onboardingu zdecydowanie zwiększa efektywność wprowadzania nowych pracowników do organizacji. Skraca czas dostosowania i ułatwia szybkie zdobycie niezbędnej wiedzy.

    Jak dbać o bazę wiedzy w firmie?
    Dobre praktyki

    Określ cele i zakres bazy wiedzy

    Zdefiniuj jasno cele, jakie ma spełniać baza wiedzy w Twojej firmie oraz zakres informacji, które powinna obejmować. 

    To pomoże w skoncentrowaniu się na istotnych dla firmy treściach.

    Zorganizuj strukturę

    Utwórz klarowną strukturę, dzięki której użytkownicy łatwo odnajdą potrzebne informacje.

    Podziel ją na kategorie, tematy lub działy, aby ułatwić nawigację.

    Regularnie aktualizuj treści

    Staraj się utrzymywać treści na bieżąco. 

    Regularne aktualizacje są szczególnie ważne w dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym.

    Ułatwiaj dostęp do bazy wiedzy

    Zapewnij łatwy dostęp do bazy wiedzy dla pracowników. 

    Może to obejmować integrację z systemami wewnętrznymi firmy, dostęp poprzez platformę online czy aplikację mobilną.

    Zapewnij wsparcie techniczne

    Utwórz zespół lub osoby odpowiedzialne za utrzymanie bazy wiedzy. 

    Wsparcie techniczne może obejmować rozwiązywanie problemów związanych z dostępem, aktualizacjami czy zgłaszaniem błędów.

    Monitoruj użytkowanie

    Regularnie monitoruj, jak pracownicy korzystają z bilbioteki.

    Analizuj statystyki, aby zidentyfikować obszary wymagające ulepszeń i dostosuj bazę wiedzy do potrzeb użytkowników.

    Zapewnij bezpieczeństwo danych

    Chronienie poufności informacji jest kluczowe. 

    Zadbaj o odpowiednie zabezpieczenia, aby dane w bazie wiedzy były chronione przed nieautoryzowanym dostępem.

    Co możemy dla Ciebie zrobić?

    Używając rozwiązań nowoczesnych, bezpiecznych i skalowalnych

    Analiza i Projektowanie

    Przeprowadzimy szczegółową analizę potrzeb Twojej firmy, zrozumiejąc specyfikę branży i wyzwania, z którymi się borykasz. Na podstawie zebranych informacji stworzymy spersonalizowany projekt bazy wiedzy, dopasowany do unikalnych wymagań Twojej organizacji.

    Obieg dokumentów w firmie
    Implementacja i Dostosowanie

    Zajmiemy się kompleksową implementacją stworzonej bazy wiedzy, zapewniając, że spełnia ona oczekiwania i potrzeby Twojego zespołu. Dostosujemy strukturę, kategorie i treści, aby baza wiedzy była intuicyjna, łatwa w nawigacji i efektywna dla wszystkich użytkowników.

    Szkolenie i Wsparcie

    Zorganizujemy szkolenie dla pracowników, aby umożliwić im efektywne korzystanie z nowo wprowadzonej bazy wiedzy. Zespół wsparcia technicznego będzie dostępny, aby pomóc w rozwiązywaniu problemów, udzielać odpowiedzi na pytania i dbać o płynne funkcjonowanie bazy wiedzy w dłuższej perspektywie czasowej.

    Jakie narzędzia można wykorzystać do tworzenia bazy wiedzy w firmie

    Narzędzia do tworzenia bazy wiedzy mogą obejmować platformy intranetowe, systemy zarządzania treścią (CMS), aplikacje do tworzenia notatek, a także narzędzia dostępne w pakiecie Office 365, takie jak SharePoint, Teams, OneNote, Forms i Power Automate. W eBimedia pomożemy Ci wdrożyć te narzędzia aby zmiana przebiegła płynnie. 

    Jakie są wyzwania związane z utrzymaniem bazy wiedzy

    Wyzwania mogą obejmować konieczność ciągłej aktualizacji danych, zapewnienie zgodności z politykami bezpieczeństwa informacji, utrzymanie zrozumiałej struktury i zapewnienie, aby baza wiedzy była dostępna i użyteczna dla wszystkich pracowników.

    Jakie firmy mogą skorzystać z bazy wiedzy?

    Baza wiedzy jest przydatna dla firm w różnych branżach i rozmiarach. Oferuje korzyści zarówno dla małych firm, które chcą zorganizować swoje zasoby informacyjne, jak i dla dużych korporacji, które pragną usprawnić zarządzanie wiedzą na szeroką skalę.

    Ile kosztuje usługa stworzenia i wdrożenia bazy wiedzy?

    Koszty wdrożenia i stworzenia bazy wiedzy w firmie mogą zależeć od wielu czynników, takich jak rozmiar firmy, zakres informacji do zawarcia w bazie, dostępne technologie i narzędzia, a także stopień złożoności projektu. Wartość usługi jest również określana poprzez potrzebę dostosowania systemu do specyficznych wymagań branżowych lub firmowych.

    Skontaktuj się z nami aby uzyskać indywidulaną wycenę. 

     

    Gotowi na bezpieczne i sprawnie działające IT?
    Wejdź na nasz blog i odkryj jak usługi wsparcia IT mogą przekształcić Twój sukces!

    Nasi zadowoleni Klienci

    Usługi informatyczne świadczone od lat

    Optymalizacja dla Twojej firmy 

    Porozmawiajmy


      Sprawdź co jeszcze możemy dla Ciebie zrobić z zakresu Obsługi Informatycznej Firm

      Wdrożymy pakiet Microsoft Office 365 dopasowany do Twoich potrzeb i przeszkolimy zespół w zakresie obsługi aplikacji.

      Procesy w firmie mogą być wykonywane automatycznie (elektroniczny obieg faktur, korespondencji, dokumentów) przy jednoczesnym wzroście kompetencji zespołu. 

      Kopie bezpieczeństwa, audyt IT,  szyfrowanie danych oraz skuteczna ochrona całej infrastruktury informatycznej.