Transformacja cyfrowa w świecie automatyzacji procesów biznesowych

Podejmując tematykę transformacji cyfrowej i automatyzacji procesów biznesowych , skupimy się na kluczowych aspektach tych obszarów, które są szczególnie istotne dla specjalistów IT oraz liderów biznesu. Rozwiniemy temat strategii, narzędzi oraz praktyk, które mogą kształtować korzyści i wyzwania wdrożeń cyfrowych, a także podzielimy się rekomendacjami dla sukcesu w tym daleko idącym procesie zmian.

Co to jest transformacja cyfrowa i automatyzacja procesów?

Transformacja cyfrowa to proces wykorzystywania nowych technologii cyfrowych do zmiany istniejących modeli biznesowych, celebrowania tradycyjnych sposobów transakcji i kontaktu z usługobiorcami. Automatyzacja procesów to implementacja różnych technologii i systemów, które zmniejszają rolę czynnika ludzkiego w procesach biznesowych, zwiększając efektywność i ograniczając błędy.

Oba największe trendy wpływają głównie na rozwój działów IT oraz na strategie zarządzania w firmach. Specjaliści IT muszą utrzymywać się wybranych zmianach oraz ciągle szukać nowych technologii, podczas gdy liderzy biznesu muszą zorganizować pracę swoich firm w taki sposób, by efekt automatyzacji procesów był maksymalnie korzystny.

Rozwój technologii a transformacja cyfrowa i automatyzacja procesów

Trendy w cyfrowej transformacji

Współczesny świat technologii przemysłowych (IT) przeszedł ogromny krok naprzód. Nowe trendy takie jak przetwarzanie w chmurze, Internet rzeczy (IoT), sztuczna inteligencja (AI), oraz uczenie maszynowe (Machine Learning) rewolucjonizują sposoby pracy. Firmy, które wprowadzają dostosowane technologie, zyskują znaczącą przewagę w wydajności i rozwoju.

Dopasowanie tych technologii do swojej firmy może być kluczowym wyróżnikiem w konkurencji na rynku. Przykłady takich rozwiązań to: uproszczone zarządzanie projektami, systemy ERP i MRP, czy też aplikacje do zarządzania relacjami z klientami (CRM).

Nowe narzędzia i technologie

Wyprzedzanie konkurencji jest możliwe poprzez ciągłe monitorowanie i implementacje nowych rozwiązań. Automatyzacja procesów za pomocą narzędzi takich jak RPA (robotycznych procesów automatycznych) może znacznie obniżyć koszty operacyjne i błędy, które związane są z ludzkim błędem. Wdrożenie takich narzędzi wymaga jednak odpowiednich strategii i przygotowania.

Przykładowymi technologiami mogą być: oprogramowanie do obsługi klienta (CS software), systemy zarządzania treścią (CMS), oraz specjalistyczne narzędzia do monitorowania procesów, które pozwalają na analizę działalności firmy w czasie rzeczywistym.

Korzyści z transformacji cyfrowej i automatyzacji procesów

Efektywność operacyjna

Transformacja cyfrowa jest kluczem do poprawy efektywności operacyjnej. Odpowiednio dostosowane systemy mogą złagodzić obciążenia związane z powtarzalnymi zadaniami, pozwalając pracownikom skupić się na bardziej kreatywnych zadaniach.

Poprawa jakości usług

Wprowadzone technologie mogą znacząco wpłynąć na jakość świadczonych usług automatyzacji procesów. Umożliwiają lepsze śledzenie zmian w procesach, co pozwala na szybsze reagowanie na potrzeby klienta.

 

Zwiększenie konkurencyjności na rynku

Firmy, które szybko reagują na zmiany technologiczne i wdrażają nowe rozwiązania, stają się znacznie bardziej konkurencyjne. Innowacyjność przekłada się na większy udział w rynku.

 

Lepsze zrozumienie klientów

Dzięki danym zbieranym w procesie cyfrowym, firmy mają lepszą wiedzę na temat zachowań i preferencji klientów. To z kolei przyczynia się do lepszego dostosowania oferty do potrzeb konsumenta.

Wyzwania transformacji cyfrowej

Zarządzanie zmianą

Jednym z największych wyzwań w procesie transformacji cyfrowej jest zarządzanie samymi zmianami. Wprowadzenie nowych systemów może spotkać się z oporem ze strony pracowników, szybkość zmiany może powodować niechęć. Automatyzacje procesów często kojarzone są też z zabieraniem pracy przez komputery. Automatyzacje natomiast przynoszą skalowalność i rozwój organizacji, Pracownicy natomiast zwykle rozpoczynają nowe ścieżki kariery a rozwój w takiej firmie staje się faktem.

 

Bezpieczeństwo danych

Im bardziej cyfrowe staje się środowisko, tym ważniejsze staje się bezpieczeństwo danych. Wprowadzenie nowych systemów niesie ze sobą ryzyko ataków ze strony cyberprzestępców dlatego ważnym jest by nie zapomnieć o tym ważnym zagadnieniu.

 

Integracja systemów

Jeśli w firmie znajduje się sporo systemów IT, integracja nowych technologii z istniejącymi systemami może być trudna i czasochłonna. Przy planowaniu automatyzacji procesów warto mieć na uwadze zagadnienia architektury danych, czas życia danych systemów IT tak by automatyzacje przyniosły wymierne korzyści.

 

Brak umiejętności i wiedzy pracowników

Nowe rozwiązania są dobrze przyjęte przez zespół jeśli są dobrze wdrożone. Dobre wdrożenie to wiedza zespołu jakie dane i jakie operacje należy wykonywać w systemie IT by osiągnąć cel nie tylko swój ale pozostałych członków zespołu czy całej organizacji. Nawet najlepszy system IT bez dobrej jakości danych staje się mniej użyteczny.

Jak zacząć transformację cyfrową?

Próg wejścia do transformacji cyfrowej może być mało kosztowny.  Na pewno nie należy szukać rozwiązania w systemach IT bez porządku w danych i procesach (lub chociaż częściowego porządku).

1. Zajmij się danymi.

Jakie dane przetwarzasz? Jak one są połączone. Jakie systemy te dane przetwarzają?

2. Procesy

Proces biznesowy ma na celu pracę na danych lub wytworzenie czegoś. Zrób listę takich procesów, zobacz na jakich danych procesy działają. Oceń, które z tych procesów najwięcej kosztują organizację. Pamiętaj o uznaniu nieoczywistych kosztów, np. trudności w delegowaniu określonego typu zadania, czy chaos, który ma wpływ na dużą część organizacji. Powstanie ranking procesów najpilniejszych do uporządkowania/ automatyzacji.

3. Narzędzia

Dobierz narzędzia/ Systemy IT które wesprą procesy i ich automtyzacje.

4. Uwagi

Nie wszystko trzeba od razu automatyzować. Często wystarczy zdać sobie sprawę jak proces działa. Lepsze jego uporządkowanie powoduje lepsze podejście zespołu.

Warto wybrać i trzymać się jednego ekosystemu

Przełomowy moment jest również w wyborze i trzymaniu się jednego, konkretnego ekosystemu. Firmy takie jak Microsoft czy Google Workspace oferują całe spektrum rozwiązań, które mogą bezpiecznie rozwijać naszą firmę w sieci.

Inwentaryzacja przetwarzanych danych to kluczowa kwestia w digitalizacji. Pozwala ona na lepsze wykorzystanie zgromadzonych informacji oraz stanowi solidną podstawę dla późniejszych działań.

 

Skoncentrowana strategia na automatyzacji procesów

Zamiast patrzeć na technologię jako cel sam w sobie, należy skoncentrować się na procesach biznesowych. To właśnie one powinny determinować wybór i zastosowanie narzędzi prowadzących do pełnej transformacji cyfrowej.

 

Włączenie pracowników w proces transformacji

Kluczem do sukcesu jest zaangażowanie pracowników. Dobrze przeprowadzony proces przekształcania przykuje uwagę, da dobre uwagi i zainteresowanie pracowników, co zaś przełoży się na sprawniejszą adaptację nowych rozwiązań.

Podsumowanie

Transformacja cyfrowa i automatyzacja procesów to jedne z kluczowych obszarów, jakie powinny skupić uwagę zarówno specjalistów IT, jak i liderów biznesu. Współczesne technologie oferują szansę na wieloaspektowe ulepszenie funkcjonowania firm. Mimo, że stawiane są przed nami wyzwania, to korzyści płynące z tych działań są znacznie większe i mogą okazać się niezbędne dla przetrwania na trudnym rynku.

Przekazywane rekomendacje są tylko wstępem do zagłębienia się w temat transformacji cyfrowej i automatyzacji. Kluczem do sukcesu jest indywidualne podejście do wyzwań i wysłuchanie potrzeb zarówno własnych, jak i rynku.