Faktura ustrukturyzowana

KSeF – Krajowy System e-Faktur – co to jest, od kiedy jest obowiązkowy i jakie przyniesie korzyści?

Krajowy System e-Faktur to kompleksowe rozwiązanie teleinformatyczne, które umożliwia elektroniczne przekazywanie, przyjmowanie i przechowywanie faktur. Działa on w oparciu o standardy określone przez Ministerstwo Finansów, co zapewnia spójność i bezpieczeństwo przesyłanych dokumentów. KSeF został wprowadzony z myślą o usprawnieniu obiegu dokumentów finansowych, zmniejszeniu ilości zadań oraz zwiększeniu transparentności procesów księgowych.

Przewodnik po artykule

    KSeF – Od Kiedy i Dla Kogo Jest Obowiązkowy?

    Obecnie e-faktura stanowi jedną z akceptowanych form dokumentowania transakcji sprzedażowych, współistniejąc równocześnie z fakturami papierowymi i już obecnie stosowanymi fakturami elektronicznymi w obrocie gospodarczym. Wprowadzenie obowiązkowego stosowania faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przewidziane jest na 1 lipca 2024 r. Dla przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT, korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe od 1 stycznia 2025 r.

    KSeF jest dostępny jako opcjonalne rozwiązanie od początku 2022 r. Taki okres wdrożeniowy pozwala przedsiębiorcom na dobrowolne zapoznanie się z systemem i dostosowanie swoich procesów do nowych standardów.

    Firmy zarejestrowane na VAT, które nie mają stałego miejsca prowadzenia działalności dla celów VAT w Polsce, oraz podmioty zagraniczne bez rejestracji na VAT w Polsce, nie są zobligowane do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur.

    Podobnie, faktury konsumenckie (B2C) nie podlegają obowiązkowi korzystania z KSeF. Przedsiębiorcy, którzy prowadzą sprzedaż na rzecz osób prywatnych, nie są zobowiązani do wystawiania tych faktur w ramach KSeF.

    Faktury Ustrukturyzowane

    Faktura ustrukturyzowana stanowi elektroniczną formę dokumentu, dokumentującą transakcje sprzedaży usług lub towarów. Zapisana jest w precyzyjnie określonym formacie pliku XML, co oznacza, że istnieje jej ściśle określony standard struktury logicznej. Wystawiana jest wyłącznie w formie elektronicznej i musi być zgodna z wytycznymi narzuconymi przez odpowiednią strukturę logiczną.

    Pojęcie ustrukturyzowanej e-faktury bywa mylone z fakturą elektroniczną – te dwa dokumenty nie są tożsame. Ustrukturyzowana e-faktura jest sporządzona w formie pliku elektronicznego (XML) o ściśle określonej, ustandaryzowanej strukturze, dzięki czemu nabywca może ją automatycznie odebrać i przetworzyć.

    Zwykła e-faktura to faktura w formie elektronicznej, w obiegu gospodarczym występująca najczęściej w formacie PDF. Taki dokument bez przeszkód możemy przesłać do kontrahenta za pomocą elektronicznych środków komunikacji. Ustrukturyzowana e-faktura jest zatem szczególnym rodzajem e-faktury. Model struktury logicznej faktury ustrukturyzowanej dostępny jest w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP, co ułatwia zgodność z obowiązującymi standardami.

    Pola w pliku XML można podzielić na trzy kategorie:

      • Obligatoryjne: Wypełnienie tych pól jest obowiązkowe, a ich pominięcie uniemożliwi wystawienie faktury strukturyzowanej. Przykładowo, należy podać numer NIP sprzedawcy.
      • Opcjonalne: Wypełnienie tych pól jest obowiązkowe tylko wtedy, gdy istnieją odpowiednie przesłanki ustawowe.
      • Fakultatywne: Wypełnienie tych pól nie jest konieczne ani dla poprawności wystawienia faktury ustrukturyzowanej, ani z uwagi na wymogi ustawy o VAT.

     

    Jako podatnik, nadal numerujesz faktury ustrukturyzowane w wybrany przez siebie sposób, zachowując kontynuację numeracji faktur, np. zgodnie z dotychczasowymi praktykami.

    Po Co Zostaje Wprowadzony KSeF?

    Wprowadzenie ustrukturyzowanych e-faktur jest krokiem w kierunku usprawnienia procesu kontroli rozliczeń przez organy podatkowe. Nowoczesne technologie, wsparte precyzyjną strukturą logiczną, umożliwiają bardziej efektywne monitorowanie i analizę transakcji, co w konsekwencji przyczynia się do zwiększenia skuteczności w wykrywaniu potencjalnych nieprawidłowości oraz przypadków oszustw podatkowych.

    Faktury ustrukturyzowane, poprzez swoją jednolitą formę opartą na standardzie pliku XML, ułatwiają skoncentrowane podejście organów podatkowych do analizy dokumentacji. Odpowiednio zaprojektowana struktura umożliwia szybkie i skuteczne porównywanie danych, co usprawnia proces identyfikacji ewentualnych rozbieżności czy nieprawidłowości w rozliczeniach.

    Dodatkowo, zastosowanie ustrukturyzowanych e-faktur przyczynia się do zwiększenia transparentności w systemie podatkowym, co wspomaga walkę z ukrywaniem dochodów i unikaniem opodatkowania. W rezultacie, wzrasta skuteczność organów podatkowych w gromadzeniu środków na cele budżetowe, co ma istotne znaczenie dla finansów państwa i realizacji różnorodnych projektów publicznych.

    KSeF API

    Ministerstwo Finansów udostępnia adresy stron internetowych dotyczących środowiska produkcyjnego, środowiska przedprodukcyjnego (Demo) oraz środowiska testowego: https://www.gov.pl/web/kas/api-krajowego-system-e-faktur

    Oczekiwane Korzyści Dla Podatników Po Wprowadzeniu KSeF

    Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur otwiera drzwi do optymalizacji procesów związanych z fakturowaniem, obiegiem dokumentów oraz wykorzystywanymi przez przedsiębiorców systemami faktur. Zastosowanie tej innowacyjnej platformy nie tylko przynosi korzyści w zakresie efektywności operacyjnej, ale także wprowadza nowy standard ustrukturyzowanych danych z faktur, co przyczynia się do przyspieszenia oraz dalszej automatyzacji procesów przetwarzania dokumentów, włączając w to ich automatyczną archiwizację.

    Szybsze procesowanie dokumentów przekłada się bezpośrednio na niższe koszty dla przedsiębiorstw. Podatnicy, korzystając z KSeF, mają dostęp do informacji z faktur w czasie rzeczywistym, co umożliwia ścisłe monitorowanie i zarządzanie danymi dla celów analitycznych oraz w różnych obszarach prowadzonej działalności.

    Przejście na e-faktury eliminuje konieczność przepisywania danych z dokumentów papierowych do systemu (lub korzystania z technologii OCR), co skutkuje istotnym ograniczeniem błędów ludzkich. Ta bardziej precyzyjna i efektywna metoda przetwarzania faktur przyczynia się do zwiększenia dokładności danych oraz poprawy ogólnej wydajności przedsiębiorstw. Dodatkowo, automatyczna archiwizacja dokumentów wprowadza uporządkowany system zarządzania informacjami, ułatwiając audyty, raportowanie i inne aspekty związane z administracją dokumentów.

    Jedną z kluczowych korzyści KSeF jest również automatyczne generowanie deklaracji podatkowych. Proces ten staje się znacznie bardziej efektywny, eliminując konieczność ręcznego wypełniania PIT-u. Dla przedsiębiorców oznacza to szybsze i bardziej precyzyjne rozliczenia podatkowe, co z kolei wpływa na poprawę płynności finansowej firm.

    Bezpieczne archiwizowanie dokumentów eliminuje ryzyko utraty czy zniszczenia, co może być nieuniknione w przypadku tradycyjnych papierowych faktur. Dodatkowo, dostęp do chmury umożliwia łatwiejsze zarządzanie i odzyskiwanie dokumentacji, co z kolei poprawia sprawność i szybkość procesów biznesowych.

    Standardowy format pliku (.xml) wprowadzony przez KSeF ułatwia odczyt danych przez różne systemy. Standaryzacja tego formatu eliminuje zawiłości związane z różnicami w interpretacji danych przez różne platformy. Dla przedsiębiorców oznacza to mniej problemów związanych z odczytem i zrozumieniem danych zawartych w e-fakturze.

    Baza KSeF pozwala na precyzyjny wybór odbiorcy faktury, co eliminuje błędne dostarczanie dokumentów i związane z tym ryzyko nieprawidłowego rozliczenia transakcji. Dla przedsiębiorców współpracujących z wieloma kontrahentami oznacza to znacznie większą pewność co do poprawności przekazywanej dokumentacji.

    Jednym z kluczowych aspektów KSeF jest zgodność z normami Unii Europejskiej w zakresie e-faktur. Standardy te ułatwiają współpracę z zagranicznymi kontrahentami, ponieważ faktury ustrukturyzowane w UE tworzone są według jednego wzoru. Dla przedsiębiorców uczestniczących w międzynarodowych transakcjach oznacza to większą spójność i zrozumienie dokumentów na poziomie międzynarodowym.

    Kary i Konsekwencje

    Zgodnie z przedstawionym projektem ustawy przygotowanym przez Ministerstwo Finansów, sankcje za niestosowanie systemu Krajowego Systemu e-Faktur w procesie fakturowania mają wejść w życie od 1 stycznia 2025 roku. Warto jednak zauważyć, że w okresie od 1 lipca 2024 roku do 1 stycznia 2025 roku podatnicy, nie przestrzegający przepisów KSeF, mogą być również narażeni na kary skarbowe.

    Projekt przewiduje, że kary za fakturowanie poza KSeF mogą sięgnąć nawet do 100% wysokości podatku uwidocznionego na fakturze. Niemniej jednak, warto podkreślić, że te wartości nie są stałe i będą uzależnione od decyzji urzędu skarbowego, które uwzględnią maksymalne wartości sankcji przy ich wymierzaniu.

    W kontekście wprowadzenia KSeF, zwłaszcza dla dużych firm obsługujących znaczną liczbę dokumentów, warto rozważyć wykorzystanie profesjonalnych rozwiązań informatycznych do automatyzacji procesów fakturowania. Takie narzędzia nie tylko ułatwiają pracę, ale także minimalizują ryzyko błędów. Niemniej jednak, mimo automatyzacji, pracownicy wciąż odgrywają kluczową rolę w zachowaniu terminów płatności oraz poprawności danych w dokumentach. Szkolenia wprowadzające w nowy system mogą zatem być kluczowe dla właściwego przygotowania zespołu do nowych obowiązków. 

    ebimedia

    ebimedia

    Gotowi na KSeF? Pomagamy w Procesie Wdrożenia!

    Wejdź na naszą dedykowaną stronę dotyczącą KSeF, aby uzyskać pełne informacje lub skontaktuj się z nami. 

    Jesteśmy dostępni, aby Cię wesprzeć.