Automatyzacja procesów biznesowych przy pomocy Power Automate oraz Azure Functions
Optymalizacja powtarzalnych procesów, usprawnianie codziennych, cyklicznych zadań oraz zwiększanie wydajności pracy to kluczowe w dzisiejszych czasach metody rozwoju biznesu oraz uzyskania przewagi nad konkurencją. W dobie pracy zdalnej również dobra i elastyczna organizacja czasu pracy ma olbrzymie znaczenie.
W przypadku przedsiębiorstw, których oś działalności nie ma bezpośredniego związku z najnowszymi technologiami informatycznymi, często jedyną możliwością na osiągnięcie powyższych celów jest powierzenie zadania doboru technologii do wdrożenia automatyzacji i usprawnień partnerowi zewnętrznemu. Dostosowanie oprogramowania do naszych potrzeb lub jego stworzenie od podstaw może być jednak kosztowne oraz długotrwałe.
Z pomocą przychodzą nam jednak nowoczesne rozwiązania, które nie tylko przyspieszają ten proces, ale także znacznie go upraszczają.
Power Automate a automatyzacje
Rozwiązanie Microsoft stanowiące część ekosystemu Azure i Office 365 pozwala na proste tworzenie automatyzacji działań na przykład dotyczących obiegu dokumentów, tworzenia bazy wiedzy, elektronicznego obiegu faktur czy obsługi wniosków urlopowych i logowania czasu pracy.
Proste w konfiguracji kroki składające się z różnego rodzaju wyzwalaczy czynności, zależności, czy konektorów pozwalających łączyć się z elementami Office 365 takimi jak Excel, Word czy Outlook i Sharepoint, a także zewnętrznymi aplikacjami, pozwalają na tworzenie przepływów pracy wyzwalanych przez upoważnione osoby lub automatycznie – cyklicznie.
Power Automate posiadają również w uproszczonej formie wszelkie elementy języków programowania pozwalające na regulację flow oprogramowania, takie jak zmienne, iteracje, pętle czy warunki. Znakomitym uzupełnieniem przepływów pracy Power Automate, w dziedzinach, w których nie mamy możliwości lub nie chcemy korzystać z dostępnych funkcji, jest usługa Azure Functions, czyli bezserwerowego wykonywania kodu z tanim modelem płatności opartym jedynie o wykorzystywane zasoby.
Choć ta cześć optymalizacji i automatyzacji pracy wymaga wiedzy programistycznej (na przykład znajomości języka skryptowego Python) pozwala na uzupełnienie przepływów pracy Power Automate o właściwie dowolne funkcjonalności.
Jak zacząć optymalizację procesów?
Jak proponujemy zacząć usprawnianie i optymalizację powtarzalnych czynności?
Należy w pierwszej kolejności zidentyfikować powtarzalne zdarzenia, dla których ryzyko pomyłki i zaburzenia działania jest oceniane na duże. Może to być na przykład seryjna wysyłka faktur, skanowanie i rozpoznawanie korespondencji przychodzącej, albo procesowanie wniosków urlopowych.
Następnie tworzymy opis – jak wyobrażamy sobie usprawnienie tego procesu? Być może wystarczy lista odbiorców faktur i same faktury, a automat roześle je do kontrahentów? Czy skanowane dokumenty powinny mieć rozpoznawaną treść i trafiać do różnych systemu w zależności od niej? A może ogłoszenia dla pracowników, powinny cyklicznie pojawiać się na jednym z kanałów Microsoft Teams?
W kolejnym kroku planowane usprawnienie zostanie przedstawione w postaci przepływu pracy Power Automate, przetestowane i wdrożone.
Najprostsze usprawnienia – szybki efekt
Pamiętajmy, aby prace wykonywać przyrostowo, wykorzystując strategię „low hanging fruit”.
W pierwszej kolejności wykonujemy te optymalizacje i usprawnienia, które najmniejszym kosztem finansowym i czasowym spowodują największy wzrost efektywności organizacyjnej i biznesowej. W tym celu rozpoczynamy od czynności wykonywanych najczęściej a jednocześnie najprostszych do zautomatyzowania.
