Zadzwoń 71 70 70 300

Darmowa Konsultacja

mobile-logo

Informatyczny Rachunek Sumienia – Audytowe Wyzwanie w 2024 roku

Usługi Informatyczne Wrocław, obsługa firm, wsparcie IT - eBimedia  > Automatyzacje procesów biznesowych  > Informatyczny Rachunek Sumienia – Audytowe Wyzwanie w 2024 roku
11 mar

Informatyczny Rachunek Sumienia – Audytowe Wyzwanie w 2024 roku

by ebimedia
in Automatyzacje procesów biznesowych
Comments

Spis Treści

Informatyczny rachunek sumienia... co poeta miał na myśli?

IT stanowi bardzo ważna część każdej organizacji a dobra obsługa IT gwarantuje firmie wyższą sprawność. Firmy, które tego nie przyjmują bazują na zasadzie Szybciej, Mocniej, Więcej i ponoszą wątpliwe konsekwencje takiego podejścia.

Kilka ostatnich lat wystarczyło, żeby IT przeszło poważną transformację. Wielkie IT, łącznie z AI, chmurami publicznymi typu AWS, Azure, Google Cloud stały się dostępne dla mas a wspomniana rewolucja dotyczy przede wszystkim mniejszych firm, technologia staje się tańsza i bardziej efektywna. Jednak korzystamy z niech dużo szerzej a to wymaga uważności i odpowiedniej weryfikacji,

Co zrobić, żeby korzystać z potencjału tych zmian? Co zrobić, żeby przełożyć wajchę z pozycji „koszt” na „inwestycja i przewaga”…? co zrobić, żeby IT nie irytowało a fascynowało i powodowało, żeby chciało się więcej? Zróbmy sobie informatyczny rachunek sumienia. Dla tych Czytelników, którzy wolą bardziej formalne określenia możemy też to nazwać wewnętrznym przedwstępem do Audytu IT.

 

W eBimedia robimy Audyty Informatyczne w ramach naszej Obsługi Informatycznej jednak odpowiedzi na poniższe pytania możecie zrobić bez naszej pomocy.

Odpowiedzmy sobie na pakiet ważnych pytań i włączmy wyższy bieg w rozwoju i swobodzie działania.

Kompetencje Informatyczne

Idąc dalej, w naszych audytowych rozważaniach, płynnie przechodzimy do kompetencji, które sprawiają, że firma firmie nierówna, pracownik pracownikowi nierówny. Wiele firm stosuje zapoczątkowaną w 2004 roku przez Google metodę 20% czasu na naukę dla każdego pracownika.

 

Bez względu na branżę, technologia IT w jakiś sposób przenika i kształtuje większość aspektów działalności biznesowej. Pracownicy z umiejętnościami IT są cenni nie tylko w działach IT, ale we wszystkich komórkach organizacyjnych, od marketingu po zasoby ludzkie. 

Jednak kompetencje informatyczne to nie tylko znajomość podstawowych narzędzi. Niektóre firmy inwestują w szkolenia i kursy, aby pomóc swoim pracownikom rozwijać te umiejętności. Inne, oferują programy mentoringowe, gdzie pracownicy z większym doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą z młodszym koleżeństwem.

Jak jednak zebrać kompetencje tak różne w jednej osobie? To trudne, dodatkowo, jeśli nawet się to uda to firma jest uzależniona od jednej osoby. Ryzykowne.

Zewnętrzna Firma IT jest rozwiązaniem – płacimy np. za pół etatu, ale w tym czasie pracuje dla nas cały zespół. Firma IT, która ma już co najmniej kilku pracowników nie ma urlopu, a ma kompetencje wielu osób.

Bez względu na branżę, technologia IT w jakiś sposób przenika i kształtuje większość aspektów działalności biznesowej. Pracownicy z umiejętnościami IT są cenni nie tylko w działach IT, ale we wszystkich działach, od marketingu po zasoby ludzkie.

Budżet IT

Działasz wg planu rozwojowego, wiesz jakie masz inwestycje do przeprowadzenia w kolejnych latach? Wiesz, ile kosztowały Cię inwestycje i utrzymanie w latach przeszłych? Świetnie, wielu może Ci tylko zazdrościć.

Jeśli jeszcze tego nie robisz, warto zacząć. Dane, które dostaniesz będą podstawą do mierzenia Twojego biznesu. 

 

W kontekście budżetu IT, warto zadać następujące pytania audytowe:

 

  1. Czy mamy jasno określony budżet na potrzeby IT?
  2. Czy środki na IT są przeznaczane strategicznie, w celu wspierania celów biznesowych firmy?
  3. Czy przeprowadzamy regularne przeglądy budżetu IT, aby monitorować wydatki i zapewnić zgodność z planem?
  4. Czy mierzymy zwroty z inwestycji, czy jesteśmy świadomi jak inwestycja wpływa na firmę?
  5. Czy koszty IT są systematycznie analizowane w celu identyfikacji możliwości oszczędności czy inwestycji?
  6. Czy mamy procedury na wypadek niespodziewanych wydatków IT?
  7. Czy koszty związane z IT są transparentne i zrozumiałe dla wszystkich działów firmy?
  8. Czy planujemy na jak długo inwestycja ma starczyć? W przypadku fizycznego sprzętu mowa o czasie wiekowania.

Strategia IT

W kontekście strategii IT, warto zadać następujące pytania audytowe:

 

  1. Czy mamy zdefiniowaną strategię IT, która jest zgodna z ogólną strategią firmy?
  2. Czy nasza strategia IT uwzględnia bieżące i przyszłe potrzeby technologiczne firmy?
  3. Czy strategia IT jest regularnie przeglądana i aktualizowana, aby była na bieżąco z dynamicznie zmieniającym się rynkiem technologicznym?
  4. Czy mamy jasno zdefiniowane cele IT, które pomagają w realizacji celów biznesowych firmy?
  5. Czy strategia IT jest zrozumiała i akceptowana przez wszystkich kluczowych interesariuszy firmy?
  6. Czy mamy plan awaryjny na wypadek awarii systemów IT (Disaster Recovery Plan)?
  7. Czy strategia IT uwzględnia aspekty bezpieczeństwa i prywatności danych?
  8. Czy nasza strategia IT uwzględnia odpowiednie technologie i innowacje, które mogą przyczynić się do wzrostu firmy?
  9. Czy mamy strategię na wypadek cyberataków, która obejmuje plany reagowania na incydenty, odzyskiwania po awarii oraz szkolenia dla pracowników?
  10. Czy nasza strategia IT jest zorientowana na klienta i dostarcza wartości zarówno dla firmy, jak i dla naszych klientów?

 

Jakie problemy wynikają z braku strategii IT? Różne części firmy działają na różnych narzędziach, które zwykle nie mają ze sobą żadnej integracji. Narzędzia są dobierane przez potrzebę chwili i dzieje się to punktowo, często po wystąpieniu jakiegoś zdarzenia. Taka struktura utrudnia przepływ danych między różnymi częściami firmy, komplikuje procesy i zwiększa efektywne koszty utrzymania.

Narzędzia Informatyczne

Przy analizie wykorzystywanych w firmie narzędzi informatycznych, warto zadać sobie następujące pytania:

 

  1. Czy nasze narzędzia są dostosowane do aktualnych potrzeb firmy?
  2. Czy są one łatwe w obsłudze dla naszych pracowników?
  3. Czy są one regularnie aktualizowane i czy posiadamy odpowiednie wsparcie techniczne?
  4. Czy nasze narzędzia są zintegrowane ze sobą, co ułatwia przepływ informacji i zwiększa efektywność pracy?
  5. Czy nasze narzędzia są bezpieczne i chronią nasze dane firmowe?
  6. Czy posiadamy odpowiednie szkolenia dla pracowników, aby mogli efektywnie korzystać z narzędzi?
  7. Czy bierzemy pod uwagę wprowadzenie nowych narzędzi, które mogą przyczynić się do dalszego rozwoju firmy?
  8. Czy analizujemy regularnie efektywność naszych narzędzi i szukamy możliwości ich optymalizacji?

     

Narzędzia z pakietów Microsoft 365, są niezwykle przydatne w codziennej pracy. Dobrze wdrożony ekosystem Microsoft 365 oferuje szeroką gamę narzędzi, w tym programy do tworzenia dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji, takie jak Word, Excel i PowerPoint. MS Teams umożliwia natomiast efektywną komunikację i współpracę zespołową, umożliwiając udostępnianie plików, prowadzenie wideokonferencji i organizowanie spotkań online. Dzięki tym narzędziom, praca w zespole staje się bardziej efektywna i wydajna. Z innych standardowych narzędzi to programy finansowo-księgowe czy CRM do zarządzania relacjami z Klientami. Dobrze, żeby te produkty były dobrane z przemyślunkiem. Firma na pewno z czasem będzie potrzebowała coraz więcej integracji między programami a te w kiepskich środowiskach potrafią być bardzo drogie. 

Firma IT jest rozwiązaniem - płacimy np. za pół etatu, ale w tym czasie pracuje dla nas cały zespół. Firma IT, która ma już co najmniej kilku pracowników nie ma urlopu, a ma kompetencje wielu osób.

Integracja Systemów IT

Analizując integrację systemów IT w firmie, warto zadać następujące pytania audytowe:

 

  1. Czy nasze różne systemy IT są zintegrowane w taki sposób, że mogą efektywnie komunikować się ze sobą?
  2. Czy nasza infrastruktura IT jest zorganizowana w taki sposób, żeby ułatwiać wykonywanie integracji?
  3. Czy zastosowana strategia integracji systemów jest zgodna z celami biznesowymi firmy?
  4. Czy systemy są zintegrowane tak, aby pracownicy mogli skupić się na swoich głównych zadaniach, zamiast na zarządzaniu danymi pomiędzy systemami?
  5. Czy przepływ danych pomiędzy systemami jest bezpieczny i zgodny z przepisami dotyczącymi ochrony danych?
  6. Czy regularnie przeprowadzane są audyty integracji systemów, aby zidentyfikować i rozwiązać ewentualne problemy?
  7. Czy mamy plany na dalsze rozwijanie i optymalizowanie integracji systemów w przyszłości?

Przykład problemu: W każdej firmie przechowujemy i korzystamy z danych naszych kontrahentów. Często zdarza się, że baza kontrahentów przechowywana jest bez żadnej integracji w systemach księgowym, do obiegu dokumentów, realizacji zamówień. Co oznacza, że dane utrzymywane w 3 niezależnych miejscach. Potrzebujemy 3 razy więcej czasu, mamy 3 razy więcej miejsca na błąd przy wprowadzaniu i wiele problemów wynikających z braku informacji, o tym która z tych wersji jest aktualna.

Wdrożenia Systemów Informatycznych

Przy analizie wdrożeń systemów informatycznych w firmie, warto zadać sobie następujące pytania audytowe:

 

  1. Czy wszystkie nasze wdrożenia systemów IT są dokładnie zaplanowane i skoordynowane?
  2. Czy nasze plany wdrożenia biorą pod uwagę zarówno aktualne, jak i przyszłe potrzeby biznesowe firmy?
  3. Czy przeprowadzamy regularne kontrole i oceny postępów wdrożenia systemu IT?
  4. Czy nasze wdrożenia systemów są realizowane zgodnie z ustalonym budżetem i harmonogramem?
  5. Czy nasza strategia wdrożenia jest dostosowana do specyfiki naszego biznesu i procesów?
  6. Czy jesteśmy odpowiednio przygotowani do zarządzania zmianami, które wiążą się z wdrożeniem nowego systemu?
  7. Czy przeprowadzamy szkolenia dla pracowników, aby mogli efektywnie korzystać z nowo wdrożonych systemów?
  8. Czy po wdrożeniu systemu przeprowadzamy audyt, aby ocenić jego skuteczność i zidentyfikować ewentualne problemy?

Spotykamy się z wieloma nieudanymi wdrożeniami. Zazwyczaj, często słusznie obwiniana jest firma wdrożeniowa lub sam produkt. Najczęściej powodem jest jednak działanie na skróty. Do wdrożenia trzeba się przygotować. Jak? Pomijamy wszystkie działania handlowe, piękne prezentacje i obiecanki, że teraz będzie już pięknie. Ten etap to 3-ci punkt planu. Pierwszymi są: model danych i procesy biznesowe. To na tym etapie dowiadujemy się jakie dane chcemy/ musimy przetwarzać, jakie są między nimi relacje i jak będziemy te przetwarzać (procesy biznesowe). Dopiero wtedy możemy przystąpić do zadawania mądrych pytań przy wyborze oprogramowania, które wesprze nasze procesy. To przy takim podejściu zaczynamy dopiero budować organizację, która przyciąga ludzi w niej pracujących, którą da się wycenić, która staje się skalowalna i przewidywalna a także taka, w której IT jest prowadzone według informatycznego rachunku sumienia. Warto!

Automatyzacje/ Robotyzacje/ Usprawnienia Procesów Biznesowych

Przy analizie procesów automatyzacji, robotyzacji i usprawnień biznesowych w firmie, warto zadać sobie następujące pytania audytowe:

 

  1. Czy identyfikujemy procesy w firmie, które mogą być zautomatyzowane lub zrobotyzowane w celu zwiększenia efektywności?
  2. Czy mamy zdefiniowane i dokumentowane procesy biznesowe, które są podstawą do ich usprawnienia lub automatyzacji?
  3. Czy mamy kompetencje wewnętrzne do przeprowadzenia projektu automatyzacji czy robotyzacji procesów biznesowych? Jeśli nie, czy mamy partnera zewnętrznego, który może nam pomóc?
  4. Czy analizujemy regularnie efektywność naszych automatyzacji i robotyzacji oraz szukamy możliwości ich optymalizacji?
  5. Czy zabezpieczamy dane przed utratą i gwarantujemy ciągłość procesów w przypadku awarii systemów automatyzacji?
  6. Czy przeprowadzamy szkolenia dla pracowników, aby mogli efektywnie korzystać z zautomatyzowanych systemów i narzędzi?
  7. Czy mamy plany na dalsze rozwijanie i optymalizowanie procesów automatyzacji i robotyzacji w przyszłości?

Rachunek Sumienia, czyli Audyt Informatyczny

Audyt informatyczny to istotny element zarządzania systemami informatycznymi w niewielkiej firmie i dojrzałej organizacji. Pozwala ocenić, czy wszystkie systemy działają prawidłowo, są bezpieczne i efektywne. Audyt taki obejmuje ocenę sprzętu, oprogramowania, sieci, procedur bezpieczeństwa i zarządzania danymi. Celem audytu informatycznego jest identyfikacja obszarów, które wymagają poprawy, oraz zaproponowanie odpowiednich rozwiązań. Audyt taki pozwala również na ocenę zgodności z obowiązującymi przepisami i normami, co jest niezwykle ważne w dobie rosnących wymagań w zakresie ochrony danych osobowych.

Tags:
,,,