Zadzwoń 71 70 70 300

Darmowa Konsultacja

mobile-logo

Transformacja cyfrowa w ujęciu automatyzacji procesów biznesowych

Usługi Informatyczne Wrocław, obsługa firm, wsparcie IT - eBimedia  > Obsługa IT  > Transformacja cyfrowa w ujęciu automatyzacji procesów biznesowych
Transformacja cyfrowa i automatyzacje procesow biznesowych
04 lip

Transformacja cyfrowa w ujęciu automatyzacji procesów biznesowych

by ebimedia
in Obsługa IT
Comments

Aktualizacja: 29.09.2024

Podejmując tematykę transformacji cyfrowej i automatyzacji procesów biznesowych , skupimy się na kluczowych aspektach tych obszarów, które są szczególnie istotne dla specjalistów IT oraz liderów biznesu. Rozwiniemy temat strategii, narzędzi oraz praktyk, które mogą kształtować korzyści i wyzwania wdrożeń cyfrowych, a także podzielimy się rekomendacjami dla sukcesu w tym daleko idącym procesie zmian.

Spis Treści

Co to jest transformacja cyfrowa i automatyzacja procesów?

Transformacja cyfrowa to proces wykorzystywania nowych technologii cyfrowych do zmiany istniejących modeli biznesowych, celebrowania tradycyjnych sposobów transakcji i kontaktu z usługobiorcami. Automatyzacja procesów to implementacja różnych technologii i systemów, które zmniejszają rolę czynnika ludzkiego w procesach biznesowych, zwiększając efektywność i ograniczając błędy.

Oba największe trendy wpływają głównie na rozwój działów IT oraz na strategie zarządzania w firmach. Specjaliści IT muszą utrzymywać się wybranych zmianach oraz ciągle szukać nowych technologii, podczas gdy liderzy biznesu muszą zorganizować pracę swoich firm w taki sposób, by efekt automatyzacji procesów był maksymalnie korzystny dla zespołu i Firmy. 

Panie, po co mnie ta transformacja?

Czyli mowa o tym jakie mamy obawy i opory przed wprowadzaniem innowacji, automatyzacji. Liderzy biznesu to często magicy, ekscentrycy. Zrobili coś z niczego i to zawsze niezwykłe historie jednak są też efekty uboczne takie jak przekonanie o swojej wyższej racji i blokujące rozwój organizacji, niechęć do chaosu itd.Cyfryzacja zawsze rozpoczyna się od etapu chaosu a liderzy mają poczucie, że mieliśmy się rozwinąć a robimy krok wstecz… pozornie tak jest. Warto otworzyć się na ten stan, pobudzić ciekawość i w tym stanie cierpliwie wystać. Proces cyfryzacji może przynieść niespełnione oczekiwania ale ten proces zawsze, bez wyjątku jest dobry dla organizacji. 

Pamiętać należy, że z takich zmian będą korzystać głównie młodsi stopniem pracownicy. Jednak to zwykle ta część wykonuje najwięcej operacji i są one często mocno powtarzalne a to właśnie tam automatyzacje dają organizacji najwięcej efektów. Dodatkowo, cyfryzację można dowolnie rozciagać w czasie Więc cyfryzacja nie musi kojarzyć się z czymś co mocno w organizacji. Zwyczajnie ułatwia pracę i załatwia sprawy, które są odtwórcze. 

Wszyscy właściciele firm chcą wypracowywać największe zyski. Każdy chce ale każdy ma swoje obawy lepiej lub gorzej przepracowane. Warto zastanowić się dlaczego chcemy zmiany bo wszystkie techniczne argumenty za tym przemawiają, ale jakoś jednak nie do końca chcemy. Jak chcemy ale nie robimy to muszą występować obawy. Jakie te obawy są? Może np. takie, jakie miał jeden z twórców Pixara (Ci od Disneya) Ed Catmull kiedy w rozmowie z drugim ze współzałożycieli Johnem Lasseterem przedstawił swoje obawy dotyczące zatrudnienia specjalistów o wyższych kompetencjach niż posiadają oni sami. Lasseter odpowiedział, że właśnie o to chodzi, żeby takich ludzi w zespole posiadali jak najwięcej. Obawy przed zmianą, przed czymś czego nie do końca rozumiemy zawsze będą ale czy prowadząc firmę nie jest tak, że jesteśmy w takim stanie w trybie ciągłym? 

Rozwój technologii a transformacja cyfrowa i automatyzacja procesów

Trendy w cyfrowej transformacji

Świat technologii cyfrowych rozwija się w ogromnym tempie. Prawo Moora, które działało latami, przestało. Prawo to było obserwacją, że moc obliczeniowa komputerów podwaja się co 18-24 miesiące. Często było parafrazowane na ogólny postęp cyfrowy całego świata. Mimo, że moc obliczeniowa już nie rośnie tak szybko to prędkość wykorzystania mocy obliczeniowej jest dużo szybsza niż by wynikało z zależności Moora. Wykorzystując sztuczną inteligencję zwiększamy znacznie efektywność obliczeniową komputerów więc jest to całkowicie logiczne. 

Automatyzacje procesów kojarzone są nadal w wielu miejscach jako automatyzacje procesów przemysłowych. Nic dziwnego bo to Henry Ford po raz pierwszy wypracował produkcję taśmową i bylo to na początku XX wieku. Procesy cyfrowe mają dużo krótszą historię. Nowe trendy takie jak przetwarzanie w chmurze, Internet rzeczy (IoT), sztuczna inteligencja (AI), oraz uczenie maszynowe (Machine Learning) rewolucjonizują sposoby pracy. Firmy, które wprowadzają dostosowane technologie, zyskują znaczącą przewagę w wydajności i rozwoju. 

Dopasowanie tych technologii do swojej firmy może być kluczowym wyróżnikiem w konkurencji na rynku. I osobiście uważamy, ze trzeba się spieszyć. Z tych samych powodów co powyżej, rozwój tak szybko postępuje, że mamy przekonanie, że firmy, których działania będą kilka razy droższe nie przetrwają takiego postępu.

 

Nowe narzędzia i technologie

Wyprzedzanie konkurencji jest możliwe poprzez monitorowanie i implementacje nowych rozwiązań. Jednak nie chodzi tylko o konkurencję ale o to żeby zdążyć wejść do tego technologicznego pociągu. Efektywność już nie jest wyborem ale koniecznością. Automatyzacja procesów za pomocą narzędzi klasy RPA (Robotic Process Automation) czy rozwiązań do automatyzacji typu serverless i codeless może znacznie obniżyć koszty operacyjne i błędy, które związane są z ludzkim błędem, komunikacji pomiędzy działami. czy pojedynczymi jednostkami Wdrożenie takich narzędzi wymaga jednak odpowiednich strategii i przygotowania.

Przykładami takich rozwiązań, może być Power Automate, Azure Logic Apps czy RPA od Microsoftu, ale też masa gotowych modeli Sztucznej Inteligencji (AI), które gigantycznie obniżają koszty wykorzystania tych rozwiązań.

Dla przykładu, stworzenie modelu do rozpoznawania mowy i wykonywania transkrypcji z nagrywanej rozmowy a następnie zbudowanie procesu, który w odpowiedni sposób przetworzy taki wynik to setki tysięcy jak nie miliony złotych. Efektywność takiego rozwiązania zależna będzie od ilości danych przekazanych do trenowania modelu. Jednak w tej chwili gotowe modele, z których możemy korzystać to całe wdrożenie może zmieścić się w kwocie kilkunastu tysięcy zł. Microsoft Azure ma całą serię modeli np. w usługach Azure Cognitivity Services.

Korzyści z transformacji cyfrowej i automatyzacji procesów

Porządek w danych i procesach biznesowych

Prowadząc transformacje cyfrową nie ma siły, dane w firmie są porządkowane i procesy z nimi związane są określane w taki sposób żeby management był świadomy jak one wyglądają. W firmie wykonujemy masę operacji. Każda z operacji jest związana z procesem. Problem polega na tym, ze jak te same zadanie zlecimy kilku osobom to każda z nich wykona to zadanie inaczej. To spore ograniczenie tym bardziej, że ten sam proces nowy pracownik będzie wielokrotnie próbował wykonać z błędami.

Optymalizacja procesów biznesowych

Cyfryzacja pozwala na dokładne mapowanie i analizę procesów, co umożliwia identyfikację wąskich gardeł i obszarów do poprawy. Automatyzacja eliminuje powtarzalne, czasochłonne zadania, co skraca czas realizacji procesów i obniża koszty operacyjne. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na zadaniach wymagających większego zaangażowania intelektualnego, takich jak innowacje czy obsługa klienta. Przykładem może być automatyzacja obsługi klienta, która poprzez chat boty i systemy zarządzania relacjami z klientem (CRM) zwiększa wydajność, może to być transkrypcja rozmów telefonicznych i wykrywanie czy rozmowa jest pozytywna czy negatywna lub proste procesy jak np. rozpoznawanie faktur przez sztuczną inteligencję, jednocześnie poprawiając doświadczenie klientów. W efekcie firma działa bardziej efektywnie i elastycznie.

Efektywność finansowa

Wg raportu McKinsey’a o potencjale automatyzacji w Polsce 49% czynności w polskich firmach to procesy, które w łatwy sposób mogą być zautomatyzowane. „Szkoda, że czas nie jest z gumy”, „Potrzebuję wydłużyć dobę”… wiele razy, każdy z nas tak mówił czy myślał. Niby się nie dało ale teraz wychodzi na to, że się da. Możemy dać naszym pracownikom i nam samym więcej czasu, a ten czas przeznaczyć na rozwój firmy.

Efektywność operacyjna

Transformacja cyfrowa to zawsze porządkowanie procesów a uporządkowane procesy to zawsze poprawa wydajności. Transformacja daje to, że nie poświęcamy czasu na zbędną komunikację, nie poświęcamy nieokreślonego czasu na poszukiwanie informacji. Odpowiednio dostosowane systemy mogą złagodzić obciążenia związane z powtarzalnymi zadaniami, pozwalając pracownikom skupić się na bardziej kreatywnych zadaniach.

W konsekwencji: Poprawa jakości usług

Wprowadzone technologie mogą znacząco wpłynąć na jakość świadczonych usług. Umożliwiają lepsze śledzenie zmian w procesach, co pozwala na szybsze reagowanie na potrzeby klienta. A automatyzacje procesów czy wsparcie automatyzacjami powoduje, że możemy z punktu widzenia klienta wykonać naszą pracę zdecydowanie szybciej.

Zwiększenie konkurencyjności na rynku

Firmy, które szybko reagują na zmiany technologiczne i wdrażają nowe rozwiązania, stają się znacznie bardziej konkurencyjne. Innowacyjność przekłada się na większy udział w rynku. W tym przypadku możemy tu mówić, że w ogóle na rynku się utrzymamy.

Podejmowanie współpracy z większymi firmami

Po cyfryzacji naturalną konsekwencją staje lepsze zrozumienie większych organizacji. Nasze współprace są bardziej transparentne i lepiej prowadzone. Tego oczekują organizacje bardziej dojrzałe a te są zazwyczaj większe.

Kontynuacja cyfryzacji

Cyfryzacja to nie jednorazowy projekt, ale proces ciągły. W miarę jak technologie ewoluują, firmy muszą regularnie analizować swoje potrzeby i dostosowywać istniejące rozwiązania, aby nie tylko nadążać za zmianami, ale i wykorzystywać je do wzmacniania swojej pozycji na rynku.

Sprzedwalność biznesu

Cyfryzacja zwiększa atrakcyjność firmy w oczach potencjalnych inwestorów lub nabywców. Przejrzyste procesy, zautomatyzowane systemy zarządzania oraz zdigitalizowane dane czynią firmę bardziej uporządkowaną i łatwiejszą do przejęcia. To sprawia, że sprzedawalność biznesu rośnie, ponieważ zredukowane są bariery wejścia dla nowych właścicieli.

Delegowalność zadań

Automatyzacja pozwala na łatwiejsze delegowanie zadań, zwłaszcza tych powtarzalnych i czasochłonnych. Menedżerowie mogą dzięki temu skupić się na zadaniach wymagających wyższych kompetencji, a procesy pozostają spójne i wolne od błędów.

Prostrze i mniej absorbujące procesy

Dzięki automatyzacji procesy stają się bardziej intuicyjne, a systemy mogą samodzielnie monitorować i kontrolować wiele operacji. To oznacza mniej zaangażowania ze strony pracowników w rutynowe zadania, co odciąża zespoły i pozwala im skupić się na bardziej wartościowych działaniach.

Atrakcyjniejsze miejsce pracy

Celem automatyzacji nie jest zastąpienie człowieka, ale wsparcie go w codziennych zadaniach. Pracownicy, korzystając z narzędzi wspomaganych technologią, mogą działać sprawniej i efektywniej, co przyczynia się do wzrostu ich zadowolenia z pracy oraz mniejszego poziomu stresu. W rezultacie firma staje się bardziej atrakcyjnym miejscem do pracy, co przyciąga talenty i redukuje rotację pracowników.

Business Intelligence i Data-Driven

Cyfryzacja otwiera drzwi do zaawansowanych systemów Business Intelligence (BI), które przekształcają surowe dane w cenne informacje. Dzięki tym narzędziom menedżerowie mogą analizować kluczowe wskaźniki wydajności, śledzić trendy rynkowe oraz identyfikować obszary wymagające optymalizacji. Zarządzanie na zasadzie Data-Driven oznacza podejmowanie decyzji w oparciu o twarde dane, a nie jedynie intuicję. Firmy, które bazują na danych, mają większą elastyczność i mogą szybciej reagować na zmieniające się warunki rynkowe, dostosowując swoją ofertę lub procesy operacyjne w czasie rzeczywistym. Ostatecznie, BI oraz podejście Data-Driven pozwalają nie tylko na lepsze rozumienie klientów, ale także na tworzenie bardziej efektywnych i rentownych strategii biznesowych.

Lepsze zrozumienie klientów

Dzięki danym zbieranym w procesie cyfrowym, firmy mają lepszą wiedzę na temat zachowań i preferencji klientów. To z kolei przyczynia się do lepszego dostosowania oferty do potrzeb konsumenta.

Wyzwania transformacji cyfrowej

Zarządzanie zmianą – opór zespołu

Sporym wyzwaniem w procesie transformacji cyfrowej jest zarządzanie zmianą w organizacji. Wprowadzenie nowych systemów może spotkać się z oporem ze strony pracowników, szybkość zmiany może powodować niechęć, niepewność. Automatyzacje procesów często kojarzone są też z zabieraniem pracy przez komputery. Automatyzacje natomiast przynoszą skalowalność i rozwój organizacji, Pracownicy natomiast zwykle rozpoczynają nowe ścieżki kariery a rozwój w takiej firmie staje się naturalnym faktem. Warto tutaj zadbać o dobrą komunikację do zespołu oraz słuchać i zarządzać

 

Bezpieczeństwo danych

Im bardziej cyfrowe staje się środowisko, tym ważniejsze staje się bezpieczeństwo danych. Wprowadzenie nowych systemów niesie ze sobą ryzyko ataków ze strony cyberprzestępców dlatego ważnym jest by nie zapomnieć o tym ważnym zagadnieniu.

 

Integracja systemów

Jeśli w firmie znajduje się sporo systemów IT, integracja nowych technologii z istniejącymi systemami może być trudna i czasochłonna. Przy planowaniu automatyzacji procesów warto mieć na uwadze zagadnienia architektury danych, czas życia danych systemów IT tak by automatyzacje przyniosły wymierne korzyści.

 

Brak umiejętności i wiedzy pracowników

Nowe rozwiązania są dobrze przyjęte przez zespół jeśli są dobrze wdrożone. Dobre wdrożenie to wiedza zespołu jakie dane i jakie operacje należy wykonywać w systemie IT by osiągnąć cel nie tylko swój ale pozostałych członków zespołu czy całej organizacji. Nawet najlepszy system IT bez dobrej jakości danych staje się mniej użyteczny.

 

Busienss Intelligene – mierzenie biznesu

Często przy

Jak zacząć transformację cyfrową?

Próg wejścia do transformacji cyfrowej może być mało kosztowny.  Na pewno nie należy szukać rozwiązania w systemach IT bez porządku w danych i procesach (lub chociaż częściowego porządku).

1. Zajmij się danymi.

Jakie dane przetwarzasz? Jak one są połączone. Jakie systemy te dane przetwarzają?

2. Procesy

Proces biznesowy ma na celu pracę na danych lub wytworzenie czegoś. Zrób listę takich procesów, zobacz na jakich danych procesy działają. Oceń, które z tych procesów najwięcej kosztują organizację. Pamiętaj o uznaniu nieoczywistych kosztów, np. trudności w delegowaniu określonego typu zadania, czy chaos, który ma wpływ na dużą część organizacji. Powstanie ranking procesów najpilniejszych do uporządkowania/ automatyzacji.

3. Narzędzia

Dobierz narzędzia/ Systemy IT które wesprą procesy i ich automtyzacje.

4. Uwagi

Nie wszystko trzeba od razu automatyzować. Często wystarczy zdać sobie sprawę jak proces działa. Lepsze jego uporządkowanie powoduje lepsze podejście zespołu.

Warto wybrać i trzymać się jednego ekosystemu

Przełomowy moment jest również w wyborze i trzymaniu się jednego, konkretnego ekosystemu. Firmy takie jak Microsoft czy Google Workspace oferują całe spektrum rozwiązań, które mogą bezpiecznie rozwijać naszą firmę w sieci.

Inwentaryzacja przetwarzanych danych to kluczowa kwestia w digitalizacji. Pozwala ona na lepsze wykorzystanie zgromadzonych informacji oraz stanowi solidną podstawę dla późniejszych działań.

 

Skoncentrowana strategia na automatyzacji procesów

Zamiast patrzeć na technologię jako cel sam w sobie, należy skoncentrować się na procesach biznesowych. To właśnie one powinny determinować wybór i zastosowanie narzędzi prowadzących do pełnej transformacji cyfrowej.

 

Włączenie pracowników w proces transformacji

Kluczem do sukcesu jest zaangażowanie pracowników. Dobrze przeprowadzony proces przekształcania przykuje uwagę, da dobre uwagi i zainteresowanie pracowników, co zaś przełoży się na sprawniejszą adaptację nowych rozwiązań.

Podsumowanie

Transformacja cyfrowa i automatyzacja procesów to jedne z kluczowych obszarów, jakie powinny skupić uwagę zarówno specjalistów IT, jak i liderów biznesu. Współczesne technologie oferują szansę na wieloaspektowe ulepszenie funkcjonowania firm. Mimo, że stawiane są przed nami wyzwania, to korzyści płynące z tych działań są znacznie większe i mogą okazać się niezbędne dla przetrwania na trudnym rynku.

Przekazywane rekomendacje są tylko wstępem do zagłębienia się w temat transformacji cyfrowej i automatyzacji. Kluczem do sukcesu jest indywidualne podejście do wyzwań i wysłuchanie potrzeb zarówno własnych, jak i rynku.

Picture of ebimedia

ebimedia