Co to jest proces biznesowy?
Proces biznesowy to uporządkowany ciąg powiązanych działań, wykonywanych w celu osiągnięcia określonego rezultatu biznesowego. Może obejmować pracę ludzi, systemów informatycznych, przepływ danych, decyzje oraz wymianę informacji między działami lub aplikacjami.
Przykładem procesu biznesowego może być obsługa zamówienia, akceptacja faktury, przygotowanie oferty, onboarding pracownika czy realizacja zgłoszenia klienta.
Z czego składa się proces biznesowy?
Proces najczęściej obejmuje kilka podstawowych elementów:
- Wejście - dane, dokumenty, informacje lub zdarzenie rozpoczynające proces.
- Działania - czynności wykonywane przez pracowników lub systemy.
- Decyzje - punkty, w których dalszy przebieg zależy od określonych warunków.
- Przepływ informacji - przekazywanie danych między osobami, działami lub systemami.
- Wyjście - rezultat procesu, np. zrealizowane zamówienie, zatwierdzony dokument lub utworzone zlecenie.
Proces może również zawierać wyjątki, dodatkowe ścieżki oraz warunki wpływające na kolejność wykonywania poszczególnych kroków.
Jak analizuje się proces biznesowy?
Analiza procesu polega na określeniu jego rzeczywistego przebiegu oraz wskazaniu miejsc, które można usprawnić.
Najczęściej analizuje się:
- co uruchamia proces,
- jakie dane są potrzebne,
- kto wykonuje poszczególne czynności,
- gdzie podejmowane są decyzje,
- gdzie pojawiają się opóźnienia,
- które dane są przepisywane ręcznie,
- jakie występują wyjątki,
- w którym momencie proces zostaje zakończony.
Proces może być przedstawiony graficznie, np. za pomocą diagramu BPMN.
Optymalizacja i automatyzacja procesów biznesowych
Optymalizacja procesu polega na zmianie jego przebiegu w celu ograniczenia zbędnych działań, opóźnień, kosztów lub liczby błędów.
Kolejnym krokiem może być automatyzacja procesów biznesowych, czyli przekazanie wybranych czynności systemom informatycznym.
Automatyzacja może obejmować m.in.:
- automatyczne przekazywanie danych między systemami
- generowanie dokumentów
- obsługę akceptacji
- wysyłanie powiadomień
- aktualizowanie statusów
- wykonywanie działań na podstawie określonych reguł
Nie każdy element procesu musi być automatyzowany. Część działań może pozostać po stronie człowieka, szczególnie wtedy, gdy wymagana jest ocena sytuacji, odpowiedzialność lub podjęcie decyzji.