Wskazówki dla Bezproblemowej Migracji do Microsoft Office 365

Przeniesienie infrastruktury IT oraz danych do Office 365 jest znaczącym krokiem, który może istotnie wpłynąć na efektywność i bezpieczeństwo Twojej firmy. Migracja ta wymaga jednak precyzyjnego planowania i świadomych działań. Poznaj rozszerzone wskazówki, które pomogą Ci przejść przez ten proces. 

Przewodnik po artykule

    Migracja do MS 365 Analiza i Planowanie

    Przed podjęciem decyzji o migracji do Microsoft Office 365, przeprowadź analizę potrzeb Twojej firmy. Pamiętaj, aby ująć nie tylko liczbę użytkowników i rodzaje urządzeń, ale również konkretne aplikacje, które będą najbardziej przydatne. Ustal, jaki budżet jest dostępny i jakie zasoby (czas, personel) będą potrzebne do przeprowadzenia migracji do Microsoft 365 oraz w jakim czasie chcesz, żeby takie przejście się odbyło. Pamiętaj, że mamy do czynienia z platformą, która dobrze dzieli się na poszczególne zakresy a wdrożenie może być podzielone na etapy. Podejście ewolucyjne a nie rewolucyjne zwykle jest lepiej przyjmowane przez zespół, koszt rozłożony jest w czasie a zmiany lepiej dostosowane do zmieniającej się organizacji.

    Zaangażuj Właściwe Osoby

    Koordynacja pomiędzy osobami z IT a innymi kluczowymi osobami w firmie jest niezbędna a każdy proces związany z centralnymi rozwiązaniami IT w firmie należy traktować jako kluczowy dlatego zaangażuj managerów, decydentów oraz osoby, sprawne technicznie – w późniejszym czasie w sposób naturalny pomogą koleżankom i kolegom z pracy. Jeśli zbyt nisko oddelegujesz zadanie może to zakończyć się nieudanym wdrożeniem. Utwórz zespół projektowy, który będzie odpowiedzialny za różne aspekty migracji – od organizacji po techniczną implementację.

    Migracja do Microsoft Office 365 - Szkolenie i Komunikacja

    Ogłaszaj nadchodzące zmiany – jest to równie ważne jak przeszkolenie zespołów. Zagadnienie obejmuje zarówno szkolenia online, webinary, jak i materiały instruktażowe. Dobre przygotowanie znacznie obniża ryzyko problemów i opóźnień w trakcie przejścia na Office 365.

    Okres Testów Podczas Procesu Migracji

    Dobrą praktyką jest uruchomienie wąskiego grona użytkowników testowych, np. pracowników jednego działu. Wybierz mniejszą grupę interesariuszy i przenieś jeden dział w ramach próby. Monitoruj, jak migracja wpływa na codzienną pracę i jakie są ewentualne problemy.

    Przejście na Office 365 - Zapewnienie Bezpieczeństwa

    Przed migracją, zaktualizuj wszystkie zasady i procedury związane z bezpieczeństwem. Upewnij się, że wszystkie zasady związane z RODO i innymi regulacjami są właściwie implementowane w nowym środowisku. To dobry czas na odświeżenie polityki bezpieczeństwa, która często w firmach łapie kurz.

    Monitorowanie i Wsparcie

    Po udanej migracji monitoruj efekty i szybko reaguj na ewentualne trudności. Komunikuj użytkownikom, gdzie mogą zgłaszać swoje problemy i pytania, aby uzyskiwać szybką i adekwatną pomoc.

    Zarchiwizowanie Danych

    Zabezpiecz swoje istniejące dane przed rozpoczęciem procesu migracji – e-maile, dokumenty i wszelkie inne istotne informacje, które mogą być zagrożone w trakcie zmian. Bez wątpliwości masz kopie bezpieczeństwa – sprawdź czy na pewno obejmuje cały zakres migrowanych danych. W fazie, kiedy nowy ekosystem będzie już używany produkcyjnie nie usuwaj starych systemów jeszcze przez jakiś czas.

    Migracja do Microsoft Office 365 - Podsumowanie

    Podsumowując migracja do Office 365 to proces złożony, ale odpowiednio zarządzany znacząco zwiększy zarówno efektywność, porządek w danych jak i przejrzystość procesów. Niewątpliwie będzie miał również wpływ na bezpieczeństwo danych Twojej firmy. Kluczem do sukcesu jest rzetelne planowanie, komunikacja i wsparcie na każdym etapie procesu. Dzięki temu, przejście do platformy Office 365/Microsoft 365 nie stanowi jedynie technicznej zmiany, lecz strategii, która przynosi realne korzyści.

    Picture of ebimedia

    ebimedia